Meeting Super Hero

Contexte

Faire passer des messages managériaux délicats au sein d'une division entière d'une grande entreprise internationale peut parfois relever de l'exploit. C'est le défi que mon ancienne équipe et moi avons relevé, en très proche collaboration avec notre cliente.

"Voici un document A4 émanant des Ressources Humaines. Il liste les "Meeting Ground Rules", une série de règles encourageant les collaborateurs à mieux gérer leurs réunions... Je ne sais pas ce que vous en pensez, mais moi je le trouve très austère et trop formel, et j'ai peur qu'il soit mal, voire pas reçu par nos collègues..."

Le constat de notre cliente, responsable communication au sein de sa division, était clair. Pour enjoindre les gens à s'améliorer sur leur temps passé en réunion, il fallait clairement aller plus loin que de distribuer un PDF austère via e-mail signé par les Ressources Humaines.

En entreprise, le temps dépensé en réunions est précieux, et il est malheureusement souvent perdu à travers le retard des différents participants, un déroulement mal maîtrisé dans le temps, mais aussi des intervenants mal choisis ou un ordre du jour pas assez clair.

Emmanuelle, notre cliente, a tout d'abord évoqué un travail de design graphique sur ce fameux document. Mais nous pouvions aller plus loin... Lors d'une session d'idéation endiablée, nous avons creusé ensemble le concept d'une campagne de communication virale qui pourrait avoir l'impact que nous envisagions, agrémentée d'outils concrets pour obtenir des résultats qui le seraient tout autant.

Nous avions évoqué la création d'une "meeting police" virtuelle, mais le côté très connoté et les difficultés d'appropriation culturelle par des collaboratrices-teurs en dehors des États Unis nous paraissèrent des obstacles trop importants.

Est né le "Meeting Super Hero", un personnage fictif doté d'une histoire propre et d'une personnalité que nous allions utiliser lors d'une campagne de communication en trois temps :

  • teasing : une vidéo d'animation serait publiée sur l'intranet de la division, laissant apparaître notre super héros et racontant son histoire et le pourquoi de sa mission,
  • une campagne de 6 vidéos impliquant 6 membres du top management, se prêtant au jeu des 6 erreurs les plus communément commises lors des réunions,
  • un kit de réunion distribué à travers un des sites de la division et disponible en version PDF,
  • une diapositive de préparation de réunion résumant l'ordre du jour, les objectifs et les résultats attendu.

La vidéo d'animation faisant office de teasing a tout de suite suscité l'attention des collaborateurs de l'entreprise. Son ton était étudié pour être suffisamment humoristique mais toujours adapté à un cadre professionnel, revenant à des tonalités plus sérieuses quand il fallait tirer des conclusions. Annonçant la venue prochaine d'autres vidéos, elle a su poser l'ambiance de la campagne et préparer notre audience pour ce qui allait venir. Avec son graphisme original et légèrement décalé, le Meeting Super Hero s'est tout de suite fait remarquer dans le flot quotidien de "news" pour la plupart bien plus "corporate".

En parallèle, nous nous étions lancé-es dans la conception et la réalisation des vidéos soutenant le cœur du propos de la campagne : "chacun-e doit mettre la main à la pâte pour améliorer les performances des réunions". Avec l'aval de 6 membres de la Leadership Team, nous avons conçu 6 scénarios pointant chacun du doigt un point de friction précis :

  • les ordres du jour imprécis et mélangés,
  • les réunions se terminant sans prises de décisions nettes,
  • le manque d'attention des participants,
  • les présentations interminables,
  • les réunions mal conduites,
  • les réunions non suivies d'actions.

Nous avons réussi l'exploit de tourner ces 6 vidéos en quelques heures seulement, grâce à une préparation drastique et une organisation impeccable en amont (et grâce au professionnalisme de Koogaboo avec qui ce fut un véritable plaisir de collaborer).

Nous fûmes toutes et tous surpris par l'accueil chaleureux de ces vidéos par notre audience : les collaboratrices-teurs apprécièrent énormément le second degré et l'implication dont ont fait preuve les membres de la Leadership Team dans ces vidéos très rythmées et très humoristiques.

Pour s'assurer que notre initiative perdure, nous avons prolongé l'expérience virale créée par les vidéos avec la mise à disposition des collaboratrices-teurs d'outils concrets pour améliorer leurs réunions. Autour d'un document A4 formalisant les Meeting Ground Rules de manière graphique et pragmatique, nous avons élaboré des fiches accompagnées de badges, décrivant trois rôles cruciaux au sein d'une réunion :

  • "The Timekeeper" : le gardien du temps, chargé de surveiller le déroulement de la réunion et informer les participant-es sur le temps passé et restant,
  • "The Facilitator" : la personne fluidifiant les échanges, gérant les prises de parole et s'assurant que l'ordre du jour avance bien,
  • "The Decision Pusher" : la personne en charge de s'assurer que les décisions listées en début de réunion auront bien été prises.

Pour accompagner les collaboratrices-teurs jusqu'au bout, nous leur avons livré une diapositive à insérer au début de chacun de leur supports de présentation, leur permettant de formaliser l'ordre du jour, les participants et les décisions requises lors de la réunion.

Réalisations

  • Création de l’identité graphique du projet,
  • Création du personnage « Meeting Super Hero » et des illustrations l’accompagnant,
  • Concept de communication, étude des connotations et de l'internationalisation du concept,
  • Scénario des 7 vidéos,
  • Illustrations et création de tous les plans de la vidéo d’animation,
  • Réalisation de tous les supports de communication pour publication sur l’intranet et envoi par newsletter,
  • Création des supports d’impression,
  • Rédaction du contenu textuel tout au long de la campagne de communication interne.

Résultats

Ce projet fut pour moi une nouvelle occasion de prouver ma totale polyvalence, oscillant du rôle de chef de projet côté agence à la rédaction de la tonalité de voix de la campagne, en passant par l'illustration et l'assistance au tournage vidéo. La campagne fut couronnée de succès dans sa première édition, puis fut même reprise un an plus tard et récupérée par d'autres divisions au sein de l'entreprise, séduites par le charisme de notre personnage de super héros.